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Mesmo que o pessoal esteja preparado, a auditoria sempre traz um frio na barriga para qualquer empresa, para um laboratório de metrologia não é diferente, afinal, é durante esse período que os detalhes do seu processo serão verificados. Por isso, nesse artigo vou trazer um pouco sobre como a centralização de informações e a otimização na gestão dos instrumentos do seu laboratório podem reduzir o risco de não conformidade nesses momentos.
Agilize as informações
Um dos pontos críticos para quem está passando por auditoria, é a agilidade em obter informações pertinentes para o processo. A 17025 traz em diversos pontos a importância de ter clara a rastreabilidade de dados, mas se cada setor tiver seus controles e registros dispersos, ficará difícil apresentar ao auditor consistência no processo.
Além disso, torna-se mais complicado garantir que os três pilares da Segurança da Informação não sejam comprometidos. Com a centralização de informações dos setores em um único software, por exemplo, a rastreabilidade fica mais ágil e o controle de permissão aos usuários elimina riscos referentes a disponibilidade e integridade dos documentos.
Simplifique a padronização
Fora os requisitos referentes às atividades da gestão, também existem os relacionados a equipamentos e a registros técnicos. Nesses pontos, a otimização na gestão dos instrumentos é essencial para a conformidade do processo, tanto para garantir uma rastreabilidade eficiente, quanto para atender requisitos de registros.
Como exemplo, trago o item 6.4.13: “Devem ser retidos registros de equipamentos que possam influenciar as atividades de laboratório. Os registros devem incluir o seguinte, quando aplicável: […]
- b) nome do fabricante, identificação do modelo e número de série ou outra identificação unívoca.”
Uma das dores em manter a conformidade dentro de itens da norma como esse, pode ser na padronização dos registros requeridos, pois é comum que os laboratórios façam através de planilhas ou até de forma manual. Tendo um sistema que faz a centralização de informações e traz o preenchimento dessas informações de forma padrão, o registro se torna muito mais simples, eliminando boa parte do risco da não conformidade.
Busque sempre a melhoria
Apesar de cada item da norma ter sua especificidade, otimizar o processo para ter mais ágil o acesso às informações e tornar mais eficiente o controle de seus equipamentos, poderá mitigar muitos riscos de não conformidades em auditorias.
Além disso, não se deixe cair na história que “em time que está ganhando não se mexe”, porque o processo até pode estar aderente agora, mas com a rápida evolução do mercado os objetivos mudam e é preciso estar sempre atento. Ter eficiência nas atividades pode ser a chave para seu laboratório deixar de olhar para possíveis “não conformidades” e passar a enxergar oportunidades de melhoria!
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