Como melhorar o envio de certificados de calibração com o MyLogical Webview

Em muitos laboratórios de metrologia, é comum atender várias vezes o mesmo cliente questionando sobre o status de um serviço, enviar os certificados de calibração individualmente por e-mail, criar relatórios de forma manual sempre que os clientes pedem e executar outras tarefas manuais que fazem parte do dia a dia de quem lida com atendimento aos clientes.

Apesar de parecer que essas rotinas fazem parte do trabalho e que não tem como melhorar isso, não é bem assim que acontece, e dá sim para automatizar tudo isso. Por isso escrevi esse artigo, para mostrar como o MyLogical Webview pode ajudar a tornar esses processos muito mais ágeis.

Primeiro, o que é esse tal de MyLogical Webview?

Bom, o Webview é uma plataforma online integrada ao MyLogical ERP (nosso software para gestão do laboratório, e contém todas as informações que seu cliente precisa saber sobre a gestão dos instrumentos dele.

Cada cliente terá um usuário e senha para conseguir acessar os dados dos instrumentos que ele calibra com você. No Webview, ele vai poder visualizar e gerenciar todas as informações de instrumentos, certificados de calibração, orçamentos, entre outros.

Mas chega de conversa e vamos ver como esse sistema te ajuda a automatizar alguns processos de seu laboratório:

Diminua as ligações de clientes perguntando sobre o status dos serviços

Sabe aqueles clientes que ligam 15 vezes perguntando como está o status do lote dele? Na realidade a gente sabe que isso acaba se tornando um transtorno tanto para você quanto para o seu cliente. Muitas vezes é preciso ter uma pessoa específica para atender somente esses clientes e passar os prazos para execução dos serviços.

Com o Webview você pode reduzir esse tipo de ligação, pois quando o cliente acessa o site, o sistema mostra para ele o status de cada instrumento dentro da ordem de serviço. E isso acontece desde o recebimento do lote até que ele seja devolvido ao cliente, evitando que ele fique em dúvida e precise entrar em contato para obter informações sobre o serviço. Basta acessar o site e conferir como está a calibração dos instrumentos e tudo mais.

Melhore (e muito) o envio de certificados de calibração para os clientes

Independente da maneira como você faz o envio de certificados, com certeza você já parou para pensar nesse processo, pois ele é sempre um “dodói” para os laboratórios.

O envio de certificado pelos Correios acaba gerando desperdício de papel e dinheiro, com as impressões e envios individuais para cada cliente. Talvez você até tenha um site no qual disponibiliza os certificados de forma online, mas ainda assim, você tem transtornos pois tem um colaborador específico para ficar upando PDF de certificados no site, e como ele é humano (ele pode errar), pode ser que ele acabe enviando o certificado para o cliente errado.

O Webview também auxilia nesse processo. A ferramenta tem integração automática com o software de gestão do laboratório (MyLogical ERP), então, assim que a calibração for finalizada no sistema o certificado já estará disponível na web para seu cliente acessar.

Mas será que está tudo bem, segundo a ISO 17025?

A gente já sabe, como a própria ISO 17025:2017 (item 7.8.1.2) descreve, que o laboratório precisa disponibilizar para os clientes os relatórios de todas as atividades (certificados de calibração, relatórios de ensaios).

Ainda no mesmo item, a norma especifica que os relatórios podem ser entregues tanto de forma física (impressa) quanto de forma digital. Então você pode ficar tranquilo, utilizando o Webview você melhora seus processos e a comunicação com o cliente e, de quebra, ainda atende a norma!

Dê autonomia para seu cliente acompanhar o plano de calibrações dele

É de praxe enviar de tempos em tempos para seus clientes o relatório das calibrações que estão vencendo, não é mesmo? Algumas vezes você pode acabar esquecendo de enviar, daí o cliente acaba tendo que ligar para solicitar. E no pior dos casos, a calibração vence sem que o cliente seja avisado.

Uma forma de facilitar isso é a gestão completa de instrumentos que está disponível dentro do Webview. Lá o seu cliente terá autonomia para monitorar as datas de vencimento das calibrações e já se organizar para enviar os lotes para o laboratório, e não dependerá de você para obter informação centralizada sobre os instrumentos dele.

E se você quiser, até pode enviar o relatório para ele, basta baixar todas as informações que já estão prontas no Webview e enviar para o cliente.

Garanta, de forma simples, a rastreabilidade metrológica

O item 6.5.1 e o Anexo A da ISO 17025:2017, prevê que um dos itens que devem ser disponibilizados ao cliente para garantir a rastreabilidade metrológica é o certificado dos padrões utilizados.

Às vezes isso se torna um desafio, e a demora no envio acaba deixando seu cliente insatisfeito, pois você precisa procurar os certificados no seu sistema de gestão, separar aqueles que foram utilizados e só então fazer o envio por e-mail.

Dentro do Webview, seu cliente pode consultar os certificados de todos os padrões do seu laboratório. Isso irá otimizar seu processo, pois você não precisará ter uma equipe selecionando e enviando os certificados de padrões para os clientes.

Facilite a emissão de relatórios

Seus clientes costumam pedir relatórios, como de valores pagos pelos serviços, quantidade de calibrações feitas dentro de um período e tudo mais? Provavelmente você demanda muito tempo da sua equipe para disponibilizar esse tipo de documento, inclusive porque pode ser bem difícil obter esses relatórios quando você não tem informações centralizadas.

No Webview você pode contar com relatórios personalizados e automáticos. Seu cliente terá uma lista de relatórios (selecionados por você), e com um clique ele terá autonomia para gerar esses relatórios em tempo real direto no site, sem nem mesmo precisar entrar em contato com o seu laboratório.

Mas, e a confidencialidade?

A ISO 17025:2017 (item 4.2.1), fala sobre a confidencialidade, um termo que teve mais ênfase nessa nova revisão da norma. Entre outras coisas, a confidencialidade prevê que todas as informações de clientes não sejam disponibilizadas ao público sem que ele autorize.

O Webview permite que você restrinja o acesso dos colaboradores do seu cliente, ele poderá definir permissões específicas para cada pessoa e você pode gerenciar isso no sistema. Por exemplo, se algum cliente prefere que os colaboradores do setor técnico, vejam apenas certificados e dados de instrumentos, você consegue gerenciar as permissões desses usuários para que acessem somente esses dados e nada mais.

Simplifique o seu processo e o processo do seu cliente

Como eu disse lá no começo, é muito importante valorizar o relacionamento com o cliente para entregar o que ele precisa e, principalmente, para conseguir superar suas expectativas. Proporcionar a ele o controle sobre os instrumentos e os serviços que foram executados ou que estão em andamento com certeza será um grande diferencial para seu laboratório.

E não é só uma questão de comunicação, mas também de produtividade, porque o Webview ajuda a agilizar o seu processo de atendimento. Assim sua equipe vai gastar menos tempo em atividades que podem ser automatizadas (como emissão relatórios ou reportar status de serviços) e poderá focar ainda mais na qualidade dos serviços do laboratório, executando mais calibrações, ensaios e amostragens.

Aqui falei um pouco sobre o MyLogical Webview e como ele pode auxiliar no atendimento aos clientes, mas você precisa ver na prática como ele funciona e como é aderente ao seu processo. Então, clique no botão aqui em baixo e solicite uma apresentação, vamos adorar trocar uma ideia com você.

Te vejo nos próximos artigos! 😉