Controle de pendências ou comunicação: qual seu desafio?

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Vanessa Prado

Vanessa Prado

Frequentemente nos deparamos com  profissionais da Qualidade com desafios no gerenciamento do controle de pendências ou comunicação. Você que trabalha com Metrologia, certamente também tem desafios em comum, pois se conectam com a Qualidade.

E hoje, eu gostaria de falar a respeito desses dois problemas em comum: 

  1. Líderes que não conseguem controlar se as pendências estão sendo executadas.
  2. Dificuldade de comunicação entre áreas ou entre colaboradores da mesma equipe devido controles separados e sem integração.

Acredito que você tenha se identificado com algum desses problemas e, certamente, vêm trabalhando para minimizá-los a cada dia.

Na era da tecnologia, a tendência é pensarmos em automatização dos processos para melhoria dos controles. No entanto, muitas vezes o querer não é poder. Digo isso, porque a automatização exige recursos financeiros e pode não ser o momento da sua empresa investir e a Alta Direção prorrogar este investimento.

Por isso, para minimizar ou até solucionar esses problemas vou aqui propor a utilização do método Kanban. Pode ser que você ainda não tenha pensado nessa metodologia para solucionar esses problemas, vou aqui falar sobre as principais características e benefícios práticos desse método que me ajuda há muitos anos. 

Kanban: tira o estresse e a apreensão de não saber como as coisas estão

Vou destacar algumas características do Kanban que considero fundamentais para abrir a mente de quem ainda só tem a pretensão de utilizá-lo:

  • Democrático: é um método que se aplica a qualquer organização, independente do seu tamanho, porte, faturamento ou número de colaboradores. Pode ser que não se aplique a alguma área da sua empresa, mas para a Qualidade e Metrologia é inegável.
  • Versátil: se você tem uma demanda para ser processada e exige uma entrega final, certamente o Kanban se aplica. Quando digo demanda, pode ser uma ideia, um projeto, uma encomenda, um processo com diversas etapas entre o início e o fim. 

Por exemplo, o projeto de uma nova certificação ISO na sua organização; ou o acompanhamento da calibração de todos os instrumentos de medição utilizados no processo produtivo de uma indústria.

  • Adaptável: outra característica importante é que o Kanban pode ser utilizado na versão digital ou na versão de gestão à vista, por meio de post-it na parede ou quadros apropriados para gestão à vista.

Quais benefícios o Kanban proporciona?

Se você não conseguiu enxergar como o Kanban se materializa, abaixo encontrará uma figura para deixar mais claro o que estou falando. Mas antes, vou destacar alguns benefícios que se conectam com os problemas que citamos lá em cima: 

Terminar o que começou

É comum em empresas cheias de ideias que muitos projetos sejam iniciados, mas não são terminados por falta de estrutura, começo, meio e fim; definir responsáveis. O Kanban tem como princípio nos ajudar a terminar tudo que começamos, ele intuitivamente te direciona a terminar os projetos, a concluir tarefas, a manter a continuidade dos processos sem interrupções.

Tem uma frase que tem tudo a ver com o Kanban: 

“Pare de começar e comece a terminar”.

Produtividade

A produtividade é uma consequência da organização do Kanban. Com organização, encontra tempo para fazer todas as atividades e ter ganho de escala nos processos e projetos.

Em primeiro lugar, com foco no que está fazendo, sem se desgastar com o planejamento “mental” do que ainda precisa ser feito, os colaboradores ganham velocidade, pois não desperdiçam tempo com incertezas ou informações não integradas.

E em segundo lugar, o Kanban proporciona qualidade de vida porque elimina o estresse e a apreensão por não saber como as coisas estão andando. Sabe aquela pergunta do chefe: o que você já fez? O que está faltando para terminar? Pois bem, a resposta está no Kanban.

Motivação

O Kanban motiva os colaboradores porque todo mundo gosta de ser produtivo, ser útil, ser importante para a organização onde está inserida. 

Todos conseguem enxergar o que já foi feito o longo do tempo. Isso traz sensação de pertencimento e muita motivação.

Gestão:

Com o Kanban dificilmente você dirá que não sabe se as pendências estão sendo realizadas. 

Esse método te permite monitorar as pendências, quais são os gargalos, quais são os pontos que estão limitando a entrega, qual o lead time e assim perceber como sua equipe está melhorando e evoluindo ao longo do tempo.

Comunicação

O Kanban melhora a comunicação. Essa gestão à vista deixa claro para todos o status de cada atividade, proporcionando melhor integração e sintonia entre os colaboradores para entrega dos projetos e suas respectivas atividades.

Imagine, um quadro conforme a figura abaixo, exposto num local de acesso a todos e fácil visualização, sendo alimentado e atualizado sempre que necessário.

kanban

Esse é um quadro simples representativo do Kanban onde você vai movimentando os post-its entre as raias conforme o projeto vai evoluindo. 

Você pode fazer as adaptações que achar necessário para manter a equipe melhor informada possível. Por exemplo, imagine que a cor de cada post-it represente um colaborador diferente da equipe envolvida, todos saberão quem é o responsável pela atividade.

Por fim…

Nessa brincadeira de Kanban temos dois artistas principais: as pessoas e a ferramenta. 

Os artistas se complementam, uma boa ferramenta só vai funcionar se as pessoas estiverem engajadas, caso contrário só irão atrapalhar. O mesmo vale para o inverso, pessoas engajadas sem uma boa ferramenta não irão avançar muito longe.

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