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A gestão laboratorial refere-se ao conjunto de práticas, estratégias e processos administrativos usados para gerenciar as operações de um laboratório, seja ele clínico, de pesquisa, de análises ambientais, entre outros.
A norma ISO 17025 estabelece um conjunto de requisitos para que laboratórios possa prover confiança nos resultados e tenham uma operação consistente. Por isso, quando pensamos em um sistema de gestão laboratorial é sobre isso que estamos falando: consistência e confiança de resultados.
Um sistema de gestão laboratorial efetivo deve considerar vários aspectos em relação à sua operação e aos seus serviços e produtos, como, por exemplo:
- Garantia da validade dos resultados;
- Análise crítica de pedido, propostas e contratos;
- Imparcialidade e confidencialidade;
- Identificação de trabalhos não conforme;
- Avaliação da incerteza de medição;
- Gestão de pessoal, equipamentos e fornecedores;
- Rastreabilidade das medições;
- Tratamento de reclamação.
São muitos os aspectos que um laboratório precisa avaliar para operar de forma consistente e prover resultados válidos e confiáveis. A gestão laboratorial deve atuar para que todos os aspectos funcionem da melhor forma possível.
A importância da Gestão Laboratorial
Uma gestão laboratorial competente é fundamental para garantir a competência do laboratório. Sua importância não se limita aos aspectos técnicos, mas também enquanto um negócio que deve ser rentável.
O sistema de gestão deve ajudar o laboratório na busca pela melhoria contínua dos processos e serviços/produtos e reduzir os custos da operação. Também deve contribuir para aumentar a produtividade e lucratividade, desenvolver o pessoal e otimizar as entregas para o cliente.
Abaixo, listarei alguns benefícios reais que um sistema de gestão efetivo pode gerar para o laboratório e seus clientes:
Melhorar a qualidade de produtos e serviços
Com uma gestão laboratorial adequada, que visa garantir a competência técnica do laboratório, é possível evoluir muito quanto à qualidade de seus produtos e serviços.
Diversas atividades permitem que o laboratório consiga comparar os seus resultados e buscar a melhoria efetiva em suas entregas, como por exemplo:
- Comparação intralaboratorial;
- Comparação interlaboratorial;
- Reensaio ou recalibração;
- Participação em ensaio de proficiência.
Aumentar a eficiência dos processos
Outro aspecto relevante da gestão laboratorial é a melhora na produtividade e eficiência dos processos.
Com a análise crítica da gerência, identificação e monitoramento de riscos, é possível reduzir desperdícios e otimizar as entregas. Além disso, o tratamento de trabalhos não-conforme e ações de melhoria fortalecem estes objetivos.
Já com o acompanhamento das ações corretivas sendo realizadas de forma efetiva, podemos esperar ganhos reais na eficiência de processos. Portanto, o monitoramento de indicadores e a análise de incidência de riscos também contribuem para este resultado.
Reduzir custos
Um dos maiores benefícios que um sistema de gestão efetivo pode trazer para o laboratório é o aumento da lucratividade. Como, por exemplo, pela redução de custos e desperdícios.
O sistema de gestão auxilia na identificação, de forma clara e sistemática, dos maiores problemas, local com mais retrabalhos e os maiores gargalos dos processos.
Comumente, estes gargalos e retrabalhos demandam mais pessoas, atrasam entregas e promovem a insatisfação dos clientes. Enfim, geram prejuízos e desperdícios de tempo e dinheiro.
Fortalecer o potencial competitivo
Com entregas mais rápidas, produtos e serviços melhores e processos com maior produtividade, o laboratório se torna mais competitivo no mercado. Além disso, pode-se gerar uma maior percepção de valor para seus clientes.
Clientes mais satisfeitos costumam divulgar seus fornecedores, gerando indicações e potenciais novos clientes, o famoso marketing boca-a-boca. Em um mercado altamente competitivo, esse aspecto é fundamental para o negócio.
O laboratório que alcança a maturidade em seu sistema de gestão e consegue impactar o seu cliente torna-se referência de mercado. É possível até mesmoé cobrar mais caro e com menor custo.
Desafios comuns na gestão laboratorial
Entretanto, o caminho para uma gestão efetiva não é fácil. Desenvolver, implementar e melhor continuamente um sistema de gestão laboratorial tem diversos desafios. Entre as dificuldades que podemos enfrentar, estão:
- Engajamento e capacitação da equipe;
- Rastreabilidade de informações;
- Adequação a requisitos normativos;
- Tratamento de reclamações.
Vou apresentar alguns dos maiores desafios que os laboratórios enfrentam na busca por um sistema de gestão efetivo.
Treinamento e capacitação da equipe
Manter uma equipe com habilidade e competências necessárias para as demandas atuais e futuras não é simples. Para além disso, a falta desse time pode levar a erros e ineficiências, que podem afetar a qualidade dos resultados e a lucratividade de forma significativa.
Complexidade dos métodos e registros
Os métodos e procedimentos podem ser complexos e exigir um alto nível de conhecimento e habilidades do pessoal. Muitas vezes, estes procedimentos requerem ações muito manuais e dependentes do operador. Isso pode dificultar a qualidade dos resultados e realizar entregas no prazo.
Adequação a requisitos normativos
O atendimento a requisitos normativos, tais como da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, pode ser um desafio grande. Na verdade, isso pode requerer mudanças de processos e um nível de conhecimento técnico mais profundo.
Construção de indicadores e análise crítica da gestão
Uma boa gestão depende de informações consistentes para a tomada de decisão, e um conjunto de indicadores bem elaborado é de fundamental importância. Definir, monitorar e analisar adequadamente um conjunto de indicadores que realmente são relevantes para o laboratório é uma tarefa complexa.
Rastreabilidade de informações
Um dos grandes problemas que os laboratórios enfrentam é a descentralização das informações. Um sistema de gestão efetivo precisa garantir o acesso a informações de forma ágil e confiável.
Como melhorar a Gestão Laboratorial
Mas como podemos melhorar o sistema de gestão? Um bom planejamento, uma boa organização e o uso de tecnologias, são exemplos de ações que podem impactar. Ainda podemos citar a comparação com outros laboratórios e treinamentos constantes com a equipe como práticas que podem contribuir para esta melhoria.
Planejamento e organização
Um bom planejamento estratégico do laboratório é fundamental para a obtenção de uma gestão laboratorial adequada e efetiva. Neste processo, é preciso realizar uma avaliação profunda do contexto da organização, mercado, áreas de atuação e da estrutura organizacional.
Implementação de sistema de gestão laboratorial
A implantação de um sistema de gestão em conjunto com o uso de tecnologias que ajudam na operação pode gerar um enorme impacto positivo para o laboratório. Essa ação, portanto, pode facilitar a busca pela melhoria e percepção de valor por parte do cliente.
Tecnologias especialistas, como o Metroex, tornam a operação automatizada e permitem a centralização de informações. Além disso, essas soluções facilitam a geração e construção de indicadores e o atendimento a requisitos normativos.
Dessa forma, a implantação de um sistema de gestão torna-se uma tarefa muito menos complexa.
Treinamento e capacitação na gestão laboratorial
Treinamentos teóricos e práticos, bem como capacitação em acordo com as demandas do laboratório pode melhorar a eficiência e eficácia dos processos. Esta capacitação também pode promover autoridade junto aos clientes, reduzir retrabalhos e gargalos e facilitar no atendimento a requisitos normativos.
Uma operação consistente em um laboratório está diretamente ligada a competência e habilidade de sua equipe.
Um Caminho para Melhores Resultados
A implantação de um sistema de gestão laboratorial deve ser o caminho para todo laboratório que busca melhores resultados. Esta solução também pode impactar positivamente no ganho de competitividade e aumento da lucratividade.
Nessa trajetória, muitos desafios precisam ser superados e o uso de tecnologias e fornecedores parceiros pode reduzir muito os problemas e desafios.
A adequação do sistema de gestão à norma ISO 17025 e a busca da acreditação, permite ao laboratório mostrar competência técnica em âmbito nacional e internacional.
E você leitor, quais os desafios que você enfrentou na implantação do sistema de gestão em seu laboratório? Comenta aí!
