Gestão de riscos: problemas ou oportunidades no laboratório de calibração?

Desde que que foi revisada, a 17025:2017 trata de Gestão de Riscos para laboratórios de calibração. Por ser algo relativamente novo em uma atividade extremamente técnica, muitas vezes é tratado de maneira superficial e até mesmo sem importância. Desta forma, condicionando os laboratórios a uma rotina sintética, impossibilitando assim a expansão de alternativas eficientes para adversidades do dia a dia.

A ideia desse artigo, é simplificar um pouco mais esse conceito. Ao contrário do que muitos pensam, tem mais relação com um monitoramento mais eficaz do seu processo do que planilhas extensas de análises e ideias mirabolantes que não ajudam em nada na prevenção de qualquer obstáculo para realização da atividade.

Vamos lá!

Simplifique o conceito de risco

Qual a definição de risco?

Bom de acordo com a norma ISO 31000:2018 – Gestão de riscos – Diretrizes, Risco é o efeito da incerteza nos objetivos, ou seja, qual o potencial de desvio em relação ao esperado. A norma ainda especifica que o risco pode ser positivo, negativo ou ambos, e pode resultar em oportunidades e ameaças.

Definições a parte, é essencial que todos os gestores, principalmente de laboratório simplifiquem esse conceito. Portanto, é necessário desenvolver em sua equipe uma mentalidade de risco, lembrando-os que essa mentalidade é algo que todos nós fazemos automaticamente na vida cotidiana. As mães, por exemplo, fazem isso diariamente, conduzindo seus filhos a não terem atitudes como colocar o dedo na tomada.

Simplificando o risco, podemos agregá-lo como algo errado que pode acontecer durante o processo que impeça a realização da atividade.

A simplicidade na definição é importante porque, para laboratórios, essa abordagem é relativamente nova e se encaixa mais em um contexto de gestão e qualidade. Infelizmente ainda existe o conceito do tal “problema da qualidade” não estar relacionado a área técnica. A simplicidade leva ao entendimento de que, para cada processo, existe um risco, Se formos pensar em garantia da qualidade dos resultados, por exemplo, entendemos que todas as atividades que envolvem essa garantia tem muito risco, ou melhor dizendo, muita oportunidade de melhoria.

Simples também é a forma como o laboratório pode montar essa estrutura. A 17025:2017 fala sobre Gestão de Riscos em alguns requisitos, desde o prefácio até o item 8.5 que, especificamente, aborda ações de riscos e oportunidades, portanto não existe a obrigatoriedade de seguir as diretrizes da 31000:2018.

Estabelecendo a metodologia pela 17025:2017, é importante que o laboratório demonstre que identifica os riscos, tomando ações mediante a uma definição de criticidade e impacto. Além disso, monitorando os prazos para que essas ações sejam concluídas. 

Mas então, e o passo a passo? Na sequência!

Identificando os riscos

Mas metrologia é uma atividade muito específica, como fazer para identificar os riscos?

As técnicas para identificação, análise e avaliação de riscos não se difere de nenhum outro processo. É necessário apenas ouvir as pessoas certas e ter atenção nos pontos críticos do trabalho.

Geralmente, para identificar o risco é feito um brainstorming e nesse processo é importante que desde o diretor até o executor da atividade sejam ouvidos, principalmente o executor. 

Além do brainstorming, é importante também que sejam feitas análises individuais ou micro, portanto o gestor de cada departamento realiza a análise dos riscos do seu departamento. Isso é essencial porque em brainstorming podemos perder algumas informações, já que quando várias pessoas estão juntas, por algum motivo umas falam mais, outras menos e isso pode dificultar a identificação de um risco potencial.

Mas o que eu devo considerar para identificar um risco?

Pegando como exemplo a pandemia, na sequência vou destacar itens essenciais para uma boa matriz de análise de risco:

• Fonte: Potencial de dar origem ao risco

Exemplo: Pandemia COVID-19

• Evento: Mudança de Circunstância

Exemplo: Não atendimento ao plano de calibração

• Probabilidade: probabilidade de acontecer o evento; fatores internos e externos

Exemplo: Possível escassez de provedores externos;

• Consequência: Qual o impacto

Exemplo: Pode afetar a validade dos resultados

Posso também citar alguns exemplos de potencial para laboratórios. 

• A má utilização de equipamentos, 
• falta de disponibilidade de equipamento padrão para um atendimento, 
• atraso na entrega de certificados, 
• entre outros. 

A partir desses potenciais, é necessário descrever o evento considerando a probabilidade desse evento acontecer e qual a consequência isso traz ao meu processo. A ferramenta de análise quem define é o laboratório.

Ferramentas que podem ser utilizadas

A matriz de probabilidade e consequência, por exemplo, propõe que as ações sejam tomadas com base no nível do risco, baixo, médio ou alto. Pode ser utilizado também análise de causa e efeito (Ishikawa), ou modos de falha e efeito, o famoso FEMEA. Entretanto, o objetivo dessas matrizes são os mesmos, mudando apenas a abordagem e o detalhamento dos dados.

Para estabelecer uma matriz é necessário comunicação e consulta de sua equipe, onde todos estabelecem o contexto, identificam os riscos, analisa, avalia e trata. 

É importante ressaltar que, uma boa matriz de risco é resultado de um trabalho em equipe e não é responsabilidade do “departamento da qualidade”. Esse item, especificamente, deve ser “despartamentalizado” na sua organização!

Monitora, monitora e monitora.

Definindo os riscos, tranquilidade à vista! Bem, não é esse o caminho.

Após a identificação, análise, avaliação e tratamento do risco é necessário monitorá-lo, SEMPRE!

Isso porque as circunstâncias, ou os eventos mudam e não podemos permanecer acomodados, só porque a minha estrutura está montada. Quem previu o COVID? 🙄

Obviamente que com os riscos identificados, fica muito mais fácil realizar esse monitoramento, e essa é a parte mais legal de todo esse processo pois é nele que podemos expandir nossas mentes e identificar mais potenciais, e, consequentemente, tratando soluções para que esse risco não ocorra. Desta forma, estamos trabalhando em prol da nossa melhoria contínua.

Particularmente, considero a gestão de risco muito tranquila e proveitosa, principalmente porque envolve todas as atividades da empresa. Para mim, esse trabalho faz com que o time trabalhe junto e assim, só fortalecemos e melhoramos os processos da organização como um todo. 

Por isso, vale a pena investir em uma gestão de riscos efetiva. Esquecer da planilha para mostrar para o auditor e juntar a sua equipe para uma excelente estratégia de melhoria contínua. Tenho certeza que isso impactará desde a produtividade e satisfação da equipe até os lucros da sua empresa.